Wie schreibe ich eine Abmahnung?

Lernen, wie man eine Abmahnung schreibt

Jeder Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einem Vorgesetztenverhältnis wird früher oder später in die unangenehme Situation kommen, seine Angestellten auf Defizite oder Nachlässigkeiten hinzuweisen, damit sie diese Abstellen.

Um Mängel abzustellen gibt es mehrere Möglichkeiten. Zum einen das direkte Gespräch worin der Mangel angesprochen wird, mit der Erwartung, dass dieser abgestellt wird. Oder aber die schriftliche Abmahnung. Um den letzteren Fall geht es hier in diesem Artikel. Es geht darum, dass Sie lernen ein solches Schriftstück richtig zu formulieren!

Allgemeines zum Thema Mahnung

Die Abmahnung ist im § 314 Abs. 2 BGB verankert und ist die offizielle Verwarnung des Vorgesetzten, der seinen Arbeitnehmer auf ein regelwidriges Verhalten, also auf einen Verstoß gegen seine Pflichten, hinweist.

Vor einer vorzeitigen Kündigung sollte der Vorgesetzte seinen Arbeitnehmer auf den Mangel hinweisen und ihm eine Frist zur Mangelabstellung einräumen. Dies erfolgt in der Regel durch eine schriftliche Abmahnung.

Inhalt und Aufbau einer Abmahnung

Damit eine schriftliche Abmahnung rechtlichen Bestand vor einer gerichtlichen Auseinandersetzung hat, sollte diese eine gewisse Form und einen gewissen Inhalt haben.

Zwingend notwendige Elemente sind zum einen die Verwendung eines, wenn vorhanden, offiziellen Briefkopfes der Firma oder zumindest ein Firmenstempel. Weiterhin muss die aktuelle Anschrift und der Vor- und Zuname des Arbeitnehmers auf dem Brief vermerkt sein.

Das Datum der Erstellung der Abmahnung muss ersichtlich sein.

Der Inhalt, auch Tenor genannt, sollte den Sachverhalt und die Grundlage der Abmahnung kurz aber präzise beschreiben. Über den exakten Inhalt wird später eingegangen. Ebenso wichtig ist die Unterschrift des Vorgesetzten, welche sich unterhalb des Tenors anschließen sollte. Zur Unterschrift sollte, ist aber nicht notwendig, auch die Funktion oder Dienststellung der Person aufgeführt werden.

Als Abschluss muss die Unterschrift des Arbeitnehmers erfolgen, mit der er den Empfang mit Angabe von Datum und Name quittiert.
Die Abmahnung sollte in zweifacher Ausfertigung erstellt werden. Eine Ausfertigung für den Arbeitnehmer und eine für den Arbeitgeber. Zumindest die zweite Ausfertigung sollte die Empfangsbestätigung besitzen. Wenn ein Arbeitnehmer nicht unmittelbar erreicht werden kann, so ist ihm die Abmahnung per Post mit Einschreiben zuzustellen. Aus rechtlicher Sicht ist diese Form nach den Richtlinien des Arbeitsministeriums der Zustellung als Empfangsbekenntnis zu werten.

Was muss im Tenor enthalten sein?

Der Tenor einer Abmahnung sollte kurz und präzise auf den Verstoß gegen seine Verpflichtungen hinweisen. Dabei sind Ausschweifungen, Superlativen und eigene Bewertungen und Gefühle zu vermeiden. Der Tenor sollte nüchtern und sachlich sein.

Er muss die fünf W-Fragen beantworten.

  • Wer hat den Verstoß begangen?
  • Wie hat er den Verstoß begangen?
  • Was hat er gemacht und damit gegen eine Pflicht verstoßen?
  • Wann hat er den Verstoß begangen?
  • Wo hat er den Verstoß begangen?

Als Beispiel für ein zu spät kommen:

Sehr geehrter Herr X (Wer?),
Sie sind eingesetzt in der Schlosserei bei Fa. X (Wo?) und kamen am xx.xx.2017 erst um 09:15 Uhr (Wann?) unentschuldigt (Wie?) zur Arbeit, obwohl Ihre vertraglich festgelegte Arbeitszeit bereits um 07:00 begonnen hätte (Was?).
Ich erwarte ab sofort pünktliches Erscheinen.

Hier wurde ohne persönliche Wertung der Sachverhalt geschildert. Der Hinweis, dass er unentschuldigt zu spät kam untermauert, dass es sich nicht um einen Umstand von höherer Gewalt, wie zum Beispiel Unwetter oder Glatteis handelte und er auch gesundheitlich in der Lage gewesen wäre pünktlich zu erscheinen.

Als falsches Beispiel für einen Tenor wäre für den gleichen Fall:

Sehr geehrter Herr X,
ich musste mit Erschrecken feststellen, dass Sie gestern zu spät zur Arbeit kamen. Dies war bereits das dritte Mal. Beim nächsten Mal werden Sie gekündigt.

In diesem Beispiel sind persönliche Empfindungen enthalten (mit Erschrecken). Weiterhin gibt es keine genauen Angaben darüber was seine Verpflichtung gewesen wäre (Arbeitsbeginn) und welchen Verstoß in welchem Ausmaß er gemacht hat (zu spät gekommen um 09:15 Uhr). Den Hinweis darauf, dass er bereits das Dritte Mal zu spät kam ist überflüssig, da ohne Angabe von Tag und Uhrzeit. Auch der Hinweis, dass er beim wiederholten Vorfall gekündigt wird ist unzulässig.